Welke verplichtingen voor een bedrijf gelden, hangt niet aan één kenmerk vast. Sector, omvang, rechtsvorm, de landen waarin een bedrijf actief is en het product of de dienst die wordt aangeboden werken samen. Verandert een van die factoren, dan kan de uitkomst verschuiven, ook zonder dat er iets aan de rest van de organisatie is veranderd. Het product is daarin een factor die vaak wordt onderschat, omdat men denkt dat alleen de sector of de omvang bepalend is. Dat is niet zo. Een productwijziging kan op zichzelf al voldoende zijn om onder een ander regime te vallen, of om juist buiten een verplichting te vallen die eerder gold.
Regels zijn vaak geschreven rond wat een bedrijf feitelijk op de markt brengt: een fysiek product, een dienst, een financieel instrument, iets met digitale componenten. Wijzigt de aard van dat product, dan wijzigt vaak ook welk toezichtskader, welke rapportageverplichting of welke ketenverantwoordelijkheid van toepassing is. Een bedrijf dat een dienst toevoegt aan een bestaand product, een digitale component invoegt, of een product anders positioneert, kan daarmee in een andere regelcategorie terechtkomen. Dat gebeurt niet altijd met een duidelijk omslagpunt. Vaak is het een geleidelijke verschuiving, wat het risico vergroot dat een bedrijf een tijd lang onder verkeerde aannames werkt.
Als het product verandert, kan dat gevolgen hebben voor drie dingen: welke verplichtingen gelden, wie binnen de organisatie daarvoor verantwoordelijk is, en welk bewijs nodig is om aan te tonen dat aan die verplichtingen wordt voldaan. Een nieuw type product kan een nieuwe rapportageplicht met zich meebrengen, een andere partij als eigenaar van een control vereisen, of juist een verplichting laten vervallen die eerder van toepassing was. Dit is geen vaste tabel die u kunt raadplegen; het hangt af van de precieze aard van het product, de sector waarin het wordt aangeboden en de landen waar het op de markt komt. De actuele tekst van de regelgeving die op uw situatie van toepassing is, blijft de plaats om dat te verifiëren.
Product staat niet op zichzelf. Een productwijziging kan de sectorindeling raken, wat weer andere verplichtingen activeert. Ze kan ook betekenen dat een bedrijf in andere landen actief wordt, of dat de omvang van de activiteiten in een ander segment terechtkomt. Wie wil begrijpen wat een productwijziging betekent, doet er daarom goed aan ook te kijken naar wat verandert er aan uw verplichtingen als de landen waarin u actief bent wijzigen, omdat product en marktgebied vaak samen bepalen welk regime van toepassing is. Dezelfde samenhang geldt voor sector: een product dat op het eerste gezicht ongewijzigd blijft, kan door een andere toepassing toch in een andere sectorindeling vallen, iets wat wordt behandeld in hoe u uw sector vastlegt zodat het naderhand klopt.
De kern van aantoonbaarheid is niet alleen weten welke verplichtingen gelden, maar kunnen laten zien wanneer en waarom die inschatting is gemaakt. Als een product wijzigt, is het van belang dat die wijziging, de overweging die daarbij is gemaakt over de gevolgen voor de regelgeving, en de conclusie die daaruit is getrokken, worden vastgelegd. Niet als losse notitie, maar als onderdeel van een structuur waarin per verplichting een eigenaar, een bewijsstuk en een control zijn aangewezen. Hoe dat voor product specifiek wordt ingericht, staat beschreven in hoe u uw product vastlegt zodat het naderhand klopt. Voor bedrijven die tegelijk in meerdere landen opereren, is ook relevant hoe die landen zelf worden vastgelegd, omdat een productwijziging in het ene land een andere impact kan hebben dan in het andere, zoals toegelicht in hoe u de landen waarin u actief bent vastlegt zodat het naderhand klopt.
Een bestuur dat kan aantonen dat het product periodiek is beoordeeld op de gevolgen voor de geldende verplichtingen, staat er anders voor dan een bestuur dat dit pas doet op het moment dat een toezichthouder of auditor ernaar vraagt. Het gaat niet om het garanderen van een uitkomst, maar om het kunnen laten zien dat de vraag is gesteld, dat die serieus is beantwoord en dat de conclusie ergens is vastgelegd met een eigenaar erbij. Dat is precies waar de Compliance Check op is gericht: niet het voorschrijven van regels, maar het inrichten van de structuur waarmee een organisatie kan aantonen dat zij in control is, ook als het product, de sector of de rechtsvorm in de tussentijd verandert. Voor wie ook wil weten hoe rechtsvorm in die structuur meetelt, is er hoe u uw rechtsvorm vastlegt zodat het naderhand klopt, en voor omvang geldt hetzelfde principe, beschreven in hoe u uw omvang vastlegt zodat het naderhand klopt.
Het bijhouden van al deze factoren, het beoordelen van wijzigingen en het vastleggen van bewijs kost tijd, en die tijd wordt binnen een organisatie ergens ingevuld door mensen. Wie eenmaal helder heeft welke verplichtingen gelden en welk werk daarbij komt, kan zich vervolgens afvragen welk deel van dat werk daadwerkelijk mensenwerk moet blijven. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk door AI over te nemen is, en biedt zo een aansluitend antwoord op de vraag die na de Compliance Check vaak volgt: niet alleen wat er moet gebeuren, maar wie of wat dat het beste kan doen.
De Compliance Check wordt op dit moment ontwikkeld. Wie hier gebruik van wil maken zodra deze beschikbaar is, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.