Quali obblighi valgono per un'azienda non dipende da una sola caratteristica. Settore, dimensione, forma giuridica, i paesi in cui un'azienda è attiva e il prodotto o servizio offerto agiscono insieme. Se uno di questi fattori cambia, l'esito può spostarsi, anche senza che sia cambiato nulla nel resto dell'organizzazione. Il prodotto è in questo un fattore che viene spesso sottovalutato, perché si pensa che solo il settore o la dimensione siano determinanti. Non è così. Una modifica del prodotto può di per sé essere sufficiente per rientrare in un regime diverso, o proprio per non rientrare più in un obbligo che prima si applicava.
Le regole sono spesso scritte attorno a ciò che un'azienda effettivamente porta sul mercato: un prodotto fisico, un servizio, uno strumento finanziario, qualcosa con componenti digitali. Se cambia la natura di quel prodotto, spesso cambia anche quale quadro di vigilanza, quale obbligo di rendicontazione o quale responsabilità di filiera si applica. Un'azienda che aggiunge un servizio a un prodotto esistente, che inserisce una componente digitale, o che posiziona un prodotto in modo diverso, può così finire in una categoria di regole diversa. Questo non avviene sempre con un punto di svolta netto. Spesso è uno spostamento graduale, il che aumenta il rischio che un'azienda operi per un certo periodo sulla base di presupposti errati.
Se il prodotto cambia, ciò può avere conseguenze su tre aspetti: quali obblighi si applicano, chi all'interno dell'organizzazione ne è responsabile, e quali prove sono necessarie per dimostrare che tali obblighi vengono rispettati. Un nuovo tipo di prodotto può comportare un nuovo obbligo di rendicontazione, richiedere che un'altra parte diventi titolare di un controllo, o proprio far decadere un obbligo che prima si applicava. Non si tratta di una tabella fissa da consultare; dipende dalla natura precisa del prodotto, dal settore in cui viene offerto e dai paesi in cui viene commercializzato. Il testo attuale della normativa applicabile alla vostra situazione rimane il punto di riferimento per verificarlo.
Il prodotto non è isolato. Una modifica del prodotto può incidere sulla classificazione settoriale, il che a sua volta attiva altri obblighi. Può anche significare che un'azienda diventa attiva in altri paesi, o che la dimensione delle attività finisce in un altro segmento. Chi vuole capire cosa significa una modifica del prodotto, fa quindi bene a guardare anche cosa cambia nei vostri obblighi se cambiano i paesi in cui siete attivi, poiché prodotto e area di mercato spesso determinano insieme quale regime si applica. La stessa correlazione vale per il settore: un prodotto che a prima vista rimane invariato può, a causa di un'applicazione diversa, finire comunque in una classificazione settoriale diversa, un aspetto trattato in come documentare il vostro settore affinché risulti corretto in seguito.
Il fondamento della dimostrabilità non è solo sapere quali obblighi si applicano, ma poter mostrare quando e perché è stata fatta quella valutazione. Se un prodotto cambia, è importante che quella modifica, la considerazione fatta a riguardo sulle conseguenze per la normativa, e la conclusione tratta da essa, vengano documentate. Non come annotazione isolata, ma come parte di una struttura in cui per ogni obbligo sono designati un titolare, un documento probatorio e un controllo. Come questo venga strutturato specificamente per il prodotto è descritto in come documentare il vostro prodotto affinché risulti corretto in seguito. Per le aziende che operano contemporaneamente in più paesi, è rilevante anche come vengono documentati quei paesi stessi, poiché una modifica del prodotto in un paese può avere un impatto diverso rispetto a un altro paese, come illustrato in come documentare i paesi in cui siete attivi affinché risulti corretto in seguito.
Un consiglio di amministrazione che può dimostrare che il prodotto è stato valutato periodicamente rispetto alle conseguenze per gli obblighi vigenti, si trova in una posizione diversa rispetto a un consiglio che lo fa solo nel momento in cui un'autorità di vigilanza o un revisore lo richiede. Non si tratta di garantire un esito, ma di poter mostrare che la domanda è stata posta, che è stata affrontata seriamente e che la conclusione è stata documentata da qualche parte con un titolare associato. È esattamente questo l'obiettivo della Compliance Check: non prescrivere regole, ma strutturare l'impianto con cui un'organizzazione può dimostrare di avere il controllo, anche quando il prodotto, il settore o la forma giuridica cambiano nel frattempo. Per chi vuole sapere anche come la forma giuridica conta in questa struttura, c'è come documentare la vostra forma giuridica affinché risulti corretto in seguito, e per la dimensione vale lo stesso principio, descritto in come documentare la vostra dimensione affinché risulti corretto in seguito.
Tenere traccia di tutti questi fattori, valutare le modifiche e documentare le prove richiede tempo, e quel tempo viene impiegato all'interno di un'organizzazione da qualcuno. Chi ha chiaro quali obblighi si applicano e quale lavoro ne deriva, può poi chiedersi quale parte di quel lavoro debba effettivamente rimanere lavoro umano. La werkscan di FTE TO AI calcola per ciascuna attività quale parte del lavoro può essere trasferita all'IA, offrendo così una risposta coerente alla domanda che spesso segue dopo la Compliance Check: non solo cosa deve essere fatto, ma chi o cosa può farlo meglio.
La Compliance Check è attualmente in fase di sviluppo. Chi desidera utilizzarla non appena sarà disponibile può iscriversi alla lista d'attesa.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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