A szabályzat és a gyakorlat elválik egymástól, a bizonyítékok szétszórtan léteznek, és a kötelezettségeknek nincs rögzített felelőse. Ez az oldal megmutatja, hogyan rendezi ezt az eszköz, az első adatbevitéltől a board-jelentésig, és hogy az egyes lépéseknél mit kérünk Öntől. Aki előbb azt szeretné megtudni, pontosan mi ez az eszköz, azt itt olvashatja: mi ez; aki azt szeretné látni, mit eredményez egy jelentés, azt itt találja: eredmények.
Az első lépés read-first jellegű: nem történik számítás, csak rögzítés. Ön megadja az alapadatokat, amelyekre a szűréshez szükség van: az ágazatot, a vállalat méretét, a jogi formát, a termékeket és azokat az országokat, ahol a vállalat működik, beleértve az esetleges leányvállalatokat vagy telephelyeket is. Ez egyszerre is elvégezhető, de a mezők szétbonthatók: a jogi osztály valakije kitölti a jogi formát és az országlistát, a beszerzés vagy az operáció valakije pedig a termékadatokat. Nincs szükség rögzített sorrendre, de rögzített tárolóhelyre igen: minden összefut egy profilban, amely a következő lépés alapját képezi.
Az erre fordított idő elsősorban abból adódik, hogy össze kell gyűjteni azokat az adatokat, amelyek most szétszórtan léteznek: egy cégkivonat, egy termékek listája, egy áttekintés a tevékenységi országokról. A kitöltés maga rövid; a megfelelő dokumentumok összegyűjtése tovább tarthat, attól függően, mennyire szétszórt ez az információ a szervezeten belül.
A vállalati profilt szembeállítjuk a reglia-kötelezettségmátrixszal: CSRD/VSME, CSDDD, EUDR, PPWR, CBAM, ágazati szabályok és az országonkénti nemzeti kiegészítések. A szűrés megmutatja, mely kötelezettségek érvényesek a megadott adatok alapján, és milyen nemzeti kiegészítések vonatkoznak ezeken felül. Ez gépi munka: a profilt egy adatkészlethez hasonlítjuk, nem egy tanácsadó értelmezi. Ez az egyik oka annak is, hogy az eredmény magyarázható marad: minden eredmény visszavezethető egy szabályra a mátrixban és egy mezőre a profilban, nem pedig egy becslésre, amely máshol nincs rögzítve.
Ez a lépés átfutási ideje a feldolgozásból adódik, amely gyors, és az utólagos ellenőrzésből: annak megvizsgálása, hogy a kijelölt kötelezettségek megfelelnek-e a valójában megadott tevékenységeknek és országoknak.
A szűrésből származó minden kötelezettséghez felmérés következik: mi áll papíron (szabályzat) és mi történik a gyakorlatban, és ez milyen dokumentummal igazolható. Ez a lépés kiválóan felosztható több ember között: egy kötelezettség felelőse a szervezeten belül biztosítja a bizonyítékot az adott specifikus részhez, anélkül, hogy neki kellene átlátnia a teljes folyamatot. A dokumentumok egy páncélszekrénybe kerülnek, rögzített nyomvonallal a jelentéssortól a forráson át a bizonyítékig, hogy később rekonstruálható legyen, min alapul egy következtetés.
Ez a lépés általában a legtöbb időt veszi igénybe, mert a bizonyíték gyakran szétszórtan létezik olyan osztályok és rendszerek között, amelyek nem szoktak egymással megosztani adatokat. Pontosan mennyi idő ez, attól függ, hány kötelezettség adódik a szűrésből, és mennyire teljes már a dokumentáció.
A gap-felmérés eredményeit egy kontrollmátrixba állítjuk össze: minden kötelezettséghez egy felelős, egy ellenőrzés, egy gyakoriság és egy rögzítés tartozik. A gap-eket egy helyreállítási útitervbe helyezzük, kockázati sorrendben, a már meglévő kockázati struktúrához igazítva. Mindez egy egyoldalas board-jelentésben landol: megfelelt, gap vagy kockázat minden kötelezettségnél, valószínűség és következmény szerint súlyozva, a kockázati oldal mellett a lehetőség oldalát is tényszerűen megnevezve, mint például a jobb beszállítói információ vagy az alacsonyabb költségek.
A jelentés célja, hogy megbeszéljék egy testületi ülésen, nem az, hogy átlapozzák: egy oldal, a mátrixszal és az útitervvel mint háttéranyagok azok számára, akik tovább szeretnének nézni.
Egy egyszeri szűrés egy adott pillanatban mutat állapotot. Egy megismétlés különbséget mutat: mely gap-ek zárultak le, milyen új kötelezettségek adódtak hozzá, mert a jogszabályok megváltoztak, vagy a vállalati tevékenységek elmozdultak. A horizon-scanner-előfizetés a köztes időszakban is jelzi a változásokat: mi változik, kit érint, és ennek következtében mit kell tenni, hogy a következő szűrés ne tartalmazzon olyan meglepetéseket, amelyek a köztes időszakban már megjelenhettek volna.
Az eszköz nem épít saját kötelezettség-nyilvántartást; a reglia-kötelezettségmátrixon és a reglia-moduladatkészleteken fut. Nincsenek elvégzett folyamatok, amelyekre hivatkozni lehetne: az eszköz azt rendezi, ami van, nem bizonyít előzményeket. És a gomb jelenleg várólista-módban áll; nincs még aktív Compliance Check, amellyel el lehetne indulni.
Aki maga szeretné elvégezni a folyamatot, a nyilvántartást, a kontrollmátrixot és az útitervet használja a bizonyíték-páncélszekrénnyel és egy negyedéves board-jelentéssel. Aki részben irányított módon szeretne dolgozni, egy partnerrel támogattatja magát a szabályzat-vs-gyakorlat vizsgálatnál és a board-képzésnél. Aki teljesen ki szeretné szervezni, a teljes megfelelőségi folyamatot egy partnerre bízza, ezzel a check-kel mint nullponti méréssel. Az alapul szolgáló szabályozásról további háttérinformáció a tudásbázisban található.
Akármelyik útvonalat is választja, a gap-ek és az útiterv végső soron munkát jelentenek: feladatokat, amelyeket valakinek el kell végeznie, órákat, amelyeknek valahonnan elő kell kerülniük, rendszereket, amelyeknek ezt rögzíteniük kell. Aki ezt kapacitásra és bevetésre szeretné lefordítani, ehhez kiindulópontot talál az FTE to AI munkaszűrésében.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.